Feuille de présence - Paiement régulier - Traitement régulier

page Feuille de présence.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Feuille de présence.

Cette page sert principalement à saisir des heures et des gains ponctuels.

Vous pouvez également utiliser cette page pour effectuer ces autres tâches suivantes :

  • attribuer les heures et les gains à différents services;
  • payer les heures à des taux d'exception;
  • payer les heures, les gains et les paies de vacances pour plus d'une période de paie;
  • répartir les gains sur différentes périodes de paie pour les besoins de l'AE et du RQAP (au Québec seul.);
  • entrer les substitutions de salaire;
  • verser les montants contenus dans l'accumulateur additionnel ou dans celui de vacances. Les champs des accumulateurs ne s'afficheront que si vous les avez définis avec l'équipe de prestation de services.

Si vous indiquez que les gains appartiennent à une période de paie différente, ils seront attribués à une autre période dans l'historique des gains assurables de l'employé.

Préalables

Pour vous assurer que vous travaillez dans la bonne période de paie, vérifiez le numéro et le code de la période de paie. Ces renseignements se situent tout en haut et à gauche de la page Powerpay. Le numéro de période de paie est suivi d’un code alphabétique :

  • R = Traitement régulier
  • E = Traitement supplémentaire

Si des employés cessent de travailler au cours de la période de paie, le statut d'ex-employé doit d'abord être attribué (cliquez sur Paie > Changements de statut) afin de pouvoir entrer les données pertinentes dans la page Feuille de présence – Paiement régulier (et dans la page Deuxième paiement, le cas échéant). Lorsqu'une paie régulière et un deuxième paiement sont versés à un employé, le changement de statut devrait avoir lieu avant le traitement du deuxième paiement afin de s'assurer que tous les gains versés à l'employé sont inclus sur le Relevé d'emploi (si le changement de statut sélectionné a pour effet de déclencher la production d'un Relevé d'emploi).

Apporter les modifications nécessaires aux valeurs par défaut des feuilles de présence. Pour obtenir plus de détails à ce sujet, consultez la rubrique Définition des valeurs par défaut des feuilles de présence.

Étapes

Prochaines étapes

Effectuez tout changement de statut ou toute autre rectification nécessaire pour cette paie; une fois toutes les modifications effectuées, passez ensuite aux pages de traitement afin de valider, de prévisualiser et de soumettre les données de cette paie.

Description des champs

(En lecture seule) Ce champ affiche le nom de l'employé tel qu'il est imprimé sur les chèques et les bulletins de paie.

(En lecture seule) Ce champ affiche le matricule de l'employé sélectionné.

(En lecture seule) Ce champ affiche le type de rémunération de l’employé (à taux horaire ou à salaire) et indique aussi si le contenu de l’accumulateur, supplémentaire ou de vacances, lui est versé chaque semaine. Les valeurs affichées dans ce champ proviennent de la page Dossier d'employé.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dossier d'employé.

(En lecture seule) Ce champ affiche le taux horaire de l'employé ou son salaire.

Sa situation d'emploi actuelle.

Ce champ s'affiche lorsque la fonction Rémunération est activée et configurée pour la liste de paie. Les champs d'identification associés au poste de l'employé sont en mode lecture seule et mis à jour automatiquement si le poste est modifié. Si les champs d'identification ne se rapportent pas au poste sélectionné, ils sont activés. Les champs d'identification s'affichent avec les descriptions personnalisées définies dans la page Configuration des services et de répartition.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Configuration des services et de la répartition..

(En lecture seule) Ce champ affiche le montant accumulé à ce jour dans l'accumulateur de vacances de l'employé, incluant celui de la dernière paie traitée. Si aucun accumulateur de vacances n'est utilisé pour l'employé, ce champ affichera la valeur 0,00 $.

Dans le cas de traitements réguliers, ce champ affiche par défaut votre fréquence de paie. Dans le cas de traitements supplémentaires, ce champ affiche par défaut la valeur Sans congé. Il s'agit de l'option habituelle dans le cas d'un traitement supplémentaire.

Sélectionnez une valeur différente uniquement si les gains versés se rapportent à une période différente de la fréquence normale de la période de paie. Dans ce cas, appliquez le montant de l'exonération du RPC/RRQ à la période visée.

La valeur dans ce champ déclenche le calcul des montants d'exonération du RPC/RRQ et détermine le montant d'impôt déduit. Le montant de l'exemption annuelle du RPC/RRQ est réparti sur l'ensemble des périodes de paie. Cette valeur détermine quelle sera la portion de l'exemption annuelle qui s'appliquera à la paie de l'employé.

Définissez la valeur de ce champ pour appliquer l'exonération un nombre adéquat de fois.

Exemples :

Exemple : 1 On a omis de payer un employé lors du traitement régulier, portant sur deux semaines, et on y remédie au moyen d'un traitement supplémentaire. Comme l'exonération du RPC/RRQ n'a pas été appliquée lors du traitement régulier, vous devrez sélectionner deux semaines dans la liste Période visée.

Exemple : 2 Les seuls gains d'un employé compris dans le traitement supplémentaire ne proviennent pas d'heures travaillées (par exemple, le versement d'une prime). Sélectionnez l'option Sans congé – Méthode de la prime dans la liste. Assurez-vous cependant que TOUS les revenus sont liés aux primes avant de choisir cette option. Ce cas se présente souvent lors d'un traitement supplémentaire. Implications fiscales : En choisissant cette option, les employés seront imposés selon la méthode de la prime de l'ARC. Nette méthode a les mêmes répercussions fiscales quant au RPC/RRQ que l'option Sans congé - Versement supplémentaire.

Exemple : 3 Un employé dont la fréquence de paie est à la quinzaine reçoit une paie pour quatre semaines (deux semaines à salaire régulier et deux semaines de paie de vacances). Pour appliquer le montant d'exonération adéquat du RPC/RRQ et répartir l'imposition en tenant compte de la période de quatre semaines, sélectionnez quatre semaines dans la liste Période visée. Dans ce cas, vous devez saisir deux entrées distinctes dans deux périodes de paie différentes dans le champ Quelle période de paie?.

Remarque : L'option sélectionnée dans le champ Période visée n'a aucune conséquence sur le prélèvement des retenues et des cotisations : vous devez donc entrer les substitutions ponctuelles dans la page Retenues et cotisations. Par exemple, lorsque vous désirez payer un employé pour quatre semaines, incluant ses vacances. Les retenues prélevées lors de chaque paie doivent être doublées, sinon il manquera un prélèvement.

Sélectionnez dans la liste le type d'heures travaillées par l'employé.

Pour ajouter un nouveau type, communiquez avec l'équipe de prestation de services. Cliquez sur le bouton Actualiser de votre navigateur après avoir ajouté un nouveau type.

Conseil : La page Valeurs par défaut des feuilles de présence permet de programmer la présentation d'options, comme Heures normales ou Heures supplémentaires, évitant ainsi à l'utilisateur de devoir les sélectionner dans les listes Description. Pour ouvrir la page, dans le menu Entreprise, sélectionnez Valeurs par défaut > Feuille de présence.

Entrez le nombre d'heures que l'employé a travaillé dans le champ de type d'heures correspondant.

Lorsque les heures doivent être payées à un taux différent du taux normal de l'employé (taux permanent), entrez-le en incluant trois décimales.

Remarque : Si le facteur des heures supplémentaires de votre liste de paie est défini à 1,5, le système effectuera le calcul des heures supplémentaires à l'aide du taux de 1,5. Cependant, si un employé a travaillé ses heures supplémentaires au sein d'un autre service et par le fait même est admissible à un taux de rémunération différent, vous devez alors inscrire le taux d'exception. Par exemple, si 8 heures supplémentaires sont entrées à un taux horaire de 12,000 $, Powerpay procédera alors au calcul suivant : 8,00 X (12,000 X 1,50) = 144,00 $.

N'entrez aucune donnée dans ce champ si les heures sont attribuées à la période de paie courante. Entrez des heures et des gains uniquement s'ils doivent être attribués à une période de paie différente. Le choix de la période détermine la répartition des heures et des gains pour les besoins de l'assurance.

La liste comprend les cinq dernières périodes de paie, la période de paie courante et les cinq périodes futures. Afin d'attribuer des gains à une période de paie antérieure aux cinq dernières périodes, n'inscrivez rien dans la case Quelle période de paie? et rectifiez l'historique des gains assurables dans la page du même nom. Dans le menu Paie, cliquez sur Rectifications > Historique des gains assurables.

Remarque : Vous devez faire de même dans le cas du Régime québécois d'assurance parentale (RQAP) lorsque la province d'emploi d'un employé est le Québec.

Remarque : Si l'employé est rémunéré pour des heures travaillées à des périodes différentes, entrez le nombre d'heures sur des lignes différentes. Indiquez à quelle période les heures se rapportent.

Le lien Écart de salaire est proposé sous la description des gains lorsque l'option de rectification de salaire « Écart de salaire en fonction du nombre d'heures ou des gains saisis » est configurée pour un élément de paie, un accumulateur de vacances ou un accumulateur additionnel. Cliquez sur ce lien pour afficher des renseignements supplémentaires.

Remarque : Dans le cas des accumulateurs de vacances ou des accumulateurs additionnels, le lien s'affiche uniquement pour l'élément horaire et ne s'applique pas aux codes de gains des accumulateurs de vacances ou des accumulateurs additionnels.

Le lien Écart de salaire (AE) est proposé sous la description des gains lorsque l'option de rectification de salaire « Écart de salaire en fonction du nombre d'heures ou des gains saisis » est configurée pour un élément de paie et que l'option « Pour les codes d'heures, les gains sont assujettis au calcul de l'AE et du RQAP. Les heures ne sont pas assurables » est sélectionnée. Cliquez sur ce lien pour afficher des renseignements supplémentaires.

Le lien Salaire réduit (AE) est proposé sous la description des gains lorsque l'option de rectification de salaire « Salaire réduit en fonction du nombre d'heures ou des gains saisis » est configurée pour un élément de paie et que l'option « Pour les codes d'heures, les gains sont assujettis au calcul de l'AE et du RQAP. Les heures ne sont pas assurables » est sélectionnée. Cliquez sur ce lien pour afficher des renseignements supplémentaires.

Ce champ s'affiche lorsque la fonction Rémunération est activée et configurée pour la liste de paie. Le champ Poste comprend la liste de tous les postes que l'employé peut occuper. Si des affectations sont configurées, seuls les postes assignés dans la page Affectations s'affichent. Si les affectations ne sont pas configurées, tous les postes configurés pour la liste de paie s'affichent.

Ce champ s'affiche lorsque la fonction Rémunération est activée et configurée pour la liste de paie. Les champs d'identification associés au poste de l'employé sont en mode lecture seule et mis à jour automatiquement si le poste est modifié. Si les champs d'identification ne se rapportent pas au poste sélectionné, ils sont activés. Les champs d'identification s'affichent avec les descriptions personnalisées définies dans la page Configuration des services et de répartition.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Configuration des services et de la répartition.

Sélectionnez dans la liste le type de gains dus à l'employé.

Pour ajouter un nouveau type, communiquez avec l'équipe de prestation de services. Cliquez sur le bouton Actualiser de votre navigateur après avoir ajouté un nouveau type.

Conseil : La page Valeurs par défaut des feuilles de présence permet de programmer la présentation d'options, comme Heures normales ou Heures supplémentaires, évitant ainsi à l'utilisateur de devoir les sélectionner dans les listes Description. Pour ouvrir la page, dans le menu Entreprise, sélectionnez Valeurs par défaut > Feuille de présence.

Entrez un montant s'il diffère de la valeur permanente (dans la page Taux, facteurs et gains permanents).

N'entrez aucune donnée dans ce champ si les gains sont attribués à la période de paie courante. Entrez les gains uniquement s'ils doivent être attribués à une période de paie différente. Le choix de la période détermine la répartition des heures et des gains pour les besoins de l'assurance.

La liste comprend les cinq dernières périodes de paie, la période de paie courante et les cinq périodes futures. Afin d'attribuer des gains à une période de paie antérieure aux cinq dernières périodes, n'inscrivez rien dans la case Quelle période de paie? et rectifiez l'historique des gains assurables dans la page du même nom. Dans le menu Paie, cliquez sur Rectifications > Historique des gains assurables.

Remarque : Vous devez faire de même dans le cas du Régime québécois d'assurance parentale (RQAP) lorsque la province d'emploi d'un employé est le Québec.

Remarque : Si l'employé est rémunéré pour des heures travaillées à des périodes différentes, entrez le nombre d'heures sur des lignes différentes. Indiquez à quelle période les heures se rapportent.

Le lien Écart de salaire est proposé sous la description des gains lorsque l'option de rectification de salaire « Écart de salaire en fonction du nombre d'heures ou des gains saisis » est configurée pour un élément de paie, un accumulateur de vacances ou un accumulateur additionnel. Cliquez sur ce lien pour afficher des renseignements supplémentaires.

Remarque : Dans le cas des accumulateurs de vacances ou des accumulateurs additionnels, le lien s'affiche uniquement pour l'élément horaire et ne s'applique pas aux codes de gains des accumulateurs de vacances ou des accumulateurs additionnels.

Le lien Salaire réduit est proposé sous la description des gains lorsque l'option de rectification de salaire « Salaire réduit en fonction du nombre d'heures ou des gains saisis » est configurée pour un élément de paie, un accumulateur de vacances ou un accumulateur additionnel. Cliquez sur ce lien pour afficher des renseignements supplémentaires.

Remarque : Dans le cas des accumulateurs de vacances ou des accumulateurs additionnels, le lien s'affiche uniquement pour l'élément horaire et ne s'applique pas aux codes de gains des accumulateurs de vacances ou des accumulateurs additionnels.

Le lien Écart de salaire (AE) est proposé sous la description des gains lorsque l'option de rectification de salaire « Écart de salaire en fonction du nombre d'heures ou des gains saisis » est configurée pour un élément de paie et que l'option « Pour les codes d'heures, les gains sont assujettis au calcul de l'AE et du RQAP. Les heures ne sont pas assurables » est sélectionnée. Cliquez sur ce lien pour afficher des renseignements supplémentaires.

Le lien Salaire réduit (AE) est proposé sous la description des gains lorsque l'option de rectification de salaire « Salaire réduit en fonction du nombre d'heures ou des gains saisis » est configurée pour un élément de paie et que l'option « Pour les codes d'heures, les gains sont assujettis au calcul de l'AE et du RQAP. Les heures ne sont pas assurables » est sélectionnée. Cliquez sur ce lien pour afficher des renseignements supplémentaires.

Ce champ s'affiche lorsque la fonction Rémunération est activée et configurée pour la liste de paie. Le champ Poste comprend la liste de tous les postes que l'employé peut occuper. Si des affectations sont configurées, seuls les postes assignés dans la page Affectations s'affichent. Si les affectations ne sont pas configurées, tous les postes configurés pour la liste de paie s'affichent.

Afin d'imputer les heures à un service autre que le service d'attache de l'employé, sélectionnez le code de ce service dans cette liste. Dans les rapports Sommaire de la répartition et Écritures de journal, ces gains seront attribués au service d'affectation temporaire.

Ce champ s'affiche lorsque la fonction Rémunération est activée et configurée pour la liste de paie. Les champs d'identification associés au poste de l'employé sont en mode lecture seule et mis à jour automatiquement si le poste est modifié. Si les champs d'identification ne se rapportent pas au poste sélectionné, ils sont activés. Les champs d'identification s'affichent avec les descriptions personnalisées définies dans la page Configuration des services et de répartition.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Configuration des services et de la répartition.

Afin de verser le plein montant de la paie de vacances accumulée ET le montant provenant de la période de paie courante, sélectionnez l'une des options suivantes de cette liste :

  • Oui – avec congé : Choisissez cette option si l'employé prend congé pour ses vacances. Dans ce cas, les gains et les heures sont assujettis à l'AE. (Pour les besoins des calculs relatifs à l'assurance-emploi et au RQAP, le cas échéant, Powerpay calculera le nombre d'heures assurables en divisant le montant des gains par le taux horaire.)

    Remarque : Si vous avez indiqué qu'un congé est pris, assurez-vous que sa durée est incluse dans la période de temps indiquée dans la zone de liste Période visée située dans la partie supérieure de la page. Dans ce cas, l'exonération du RPC/RRQ est appliquée adéquatement.

  • Oui – sans congé : Choisissez cette option si l'employé NE prend PAS congé. Dans ce cas, seuls les gains sont assujettis à l'AE, non les heures.

Sélectionnez dans cette liste le numéro de période de paie correspondant au paiement. Suivez les règles suivantes afin de vous assurer que l'AE (ou le RQAP pour les employés du Québec) est correctement calculé :

  • Lorsque le congé est pris, on doit choisir la période de paie au cours de laquelle le congé est pris.

    Remarque : Si le congé débute dans une période et se termine dans une autre, on doit rectifier l'historique des gains assurables de l'employé.

  • Lors d'une cessation d'emploi, on doit choisir la période de paie comprenant le dernier jour de travail.
  • Dans le cas d'un paiement sans congé pour un employé dont le statut est actif, on doit choisir la période de paie courante.

Afin de verser le plein montant accumulé ET le montant provenant de la période de paie courante, sélectionnez l'une des options suivantes de cette liste :

  • Oui – avec congé : Choisissez cette option si l'employé prend congé pour ses vacances. Dans ce cas, les gains et les heures sont assujettis à l'AE. (Pour les besoins des calculs relatifs à l'assurance-emploi et au RQAP, le cas échéant, Powerpay calculera le nombre d'heures assurables en divisant le montant des gains par le taux horaire.)

    Remarque : Si vous avez indiqué qu'un congé est pris, assurez-vous que sa durée est incluse dans la période de temps indiquée dans la zone de liste Période visée située dans la partie supérieure de la page. Dans ce cas, l'exonération du RPC/RRQ est appliquée adéquatement.

  • Oui – sans congé : Choisissez cette option si l'employé NE prend PAS congé. Dans ce cas, seuls les gains sont assujettis à l'AE, non les heures.

Sélectionnez dans cette liste le numéro de période de paie correspondant au paiement. Suivez les règles suivantes afin de vous assurer que l'AE (ou le RQAP pour les employés du Québec) est correctement calculé :

  • Lorsque le congé est pris, on doit choisir la période de paie au cours de laquelle le congé est pris.

    Remarque : Si le congé débute dans une période et se termine dans une autre, on doit rectifier l'historique des gains assurables de l'employé.

  • Lors d'une cessation d'emploi, on doit choisir la période de paie comprenant le dernier jour de travail.
  • Dans le cas d'un paiement sans congé pour un employé dont le statut est actif, on doit choisir la période de paie courante.

Le contenu de cette section de la page dépendra de la province d'emploi de l'employé. Elle contient certaines retenues obligatoires ponctuelles (montant de substitution de l'impôt fédéral, montant ponctuel du feuillet T4, montant de substitution de l'impôt du Québec, montant ponctuel de la case J du Relevé 2, montant d'impôt des T.N.-O. et montant d'impôt du Nunavut).

Dans les situations où toutes les retenues et toutes les cotisations sont applicables aux deuxièmes paiements ainsi qu'aux paiements réguliers (selon le cycle de retenues sélectionné pour ce traitement), le nom de ces retenues et de ces cotisations est affiché en rouge.

Entrez tout montant unique, au besoin. Par exemple, si une retenue doit être prélevée du deuxième paiement d'un employé, mais que vous voulez en préciser le montant (0 ou autre valeur), entrez ce montant dans le champ correspondant à la retenue ou à la cotisation appropriée.

Vérifiez les paramètres de saisie-arrêt définis dans la page Options relatives aux deuxièmes paiements afin de savoir si les saisies-arrêts doivent être perçues ou non sur les deuxièmes paiements.

Si l'option Appliquer tout est sélectionnée, le système procède au calcul de la saisie-arrêt et prélève ce montant du deuxième paiement de l'employé. Vous pouvez également entrer un montant de remplacement ponctuel qui sera prélevé du deuxième paiement de l'employé à titre de saisie-arrêt.

Cette section pourrait être affichée en fonction de l'option sélectionnée dans la section correspondante de la page Options relatives aux deuxièmes paiements et selon que les renseignements relatifs au dépôt direct de l'employé sont activés, désactivés ou incomplets.

Si l'option Verser tous les deuxièmes paiements sous forme de DÉPÔT DIRECT est sélectionnée dans la page Options relatives aux deuxièmes paiements et que les dépôts directs sont:

  • activés pour cet employé, tous les paiements lui sont versés sous forme de dépôt direct, et ce, pour tous les traitements de la paie.

  • désactivés ou qu'aucun dépôt direct n'a été défini pour cet employé, un chèque est produit.

Si l'option Verser tous les deuxièmes paiements sous forme de CHÈQUES est sélectionnée dans la page Options relatives aux deuxièmes paiements, tous les paiements sont versés à l'employé sous forme de chèques, et ce, pour tous les traitements de la paie.

Si l'option Utiliser l'option sélectionnée pour l'employé pour tous les deuxièmes paiements est sélectionnée dans la page Options relatives aux deuxièmes paiements et que les dépôts directs sont:

  • activés, l'option Dépôt direct est sélectionnée par défaut. L'option permettant de produire un chèque est également offerte.

  • désactivés ou qu'aucun dépôt direct n'a été défini pour cet employé, un chèque est produit.

Cette section n'est pas affichée si la liste de paie n'a pas été approuvée afin de verser des TÉF.

Information

Les cotisations au RPC/RRQ sont établies d'après un pourcentage du salaire de l'employé dont on a soustrait l'exemption annuelle. Si un employé n'a travaillé que la moitié de l'année, il n'aura droit qu'à la moitié de l'exemption annuelle. Ceridian Canada répartit le montant de cette exemption sur l'ensemble des périodes de paie, de sorte que vous n'avez aucune rectification à faire sauf si, au cours d'une période de paie, un employé est payé pour des heures travaillées au cours de plus d'une période de paie.

L'objectif de cette exonération du RPC/RRQ est que le montant réparti par période de paie soit appliqué avec régularité à chaque période.

Il est important que l'exonération soit appliquée fidèlement, c'est-à-dire NI plus NI moins qu'il est nécessaire.

  • Si vous utilisez l'exonération plus souvent que nécessaire, l'employé ne paiera pas assez de cotisations au RPC/RRQ. À titre d'employeur, c'est vous qui devrez payer la différence, PAS l'employé.
  • Si, par contre, vous appliquez l'exonération moins souvent que nécessaire, vous aurez payé trop de cotisations patronales au RPC/RRQ. et vous NE pourrez PAS recouvrer ces montants auprès de l'ARC.

Grâce à Powerpay, il vous est possible de définir le montant approprié d'exonération, même dans les cas où les gains sont gagnés au cours de plus d'une période de paie. À cette fin, vous n'avez qu'à indiquer le nombre de semaines pour lesquelles les gains sont versés dans le champ Période visée.

En période de fin d'année, vous pouvez apporter des rectifications en effectuant des substitutions ponctuelles ou des prélèvements additionnels dans la page Retenues obligatoires. Vous devrez cependant apporter les rectifications avant la dernière paie de l'année, ou au cours de celle-ci.

  • Le montant d'exonération du RPC/RRQ d'une période de paie est appliqué en entier lorsqu'un employé est embauché ou cesse de travailler, même s'il n'a travaillé qu'une partie de la période de paie.
  • Lorsqu'un employé ne reçoit aucun gain au cours d'une période de paie, le montant d'exonération N'est PAS appliqué. Le montant qui aurait dû s'appliquer à cette période de paie est soustrait du montant de l'exemption annuelle.
  • Le montant de l'exemption annuelle du RPC/RRQ est divisé par le nombre de périodes de paie, et non par fractions de période de paie. Même si un employé payé au mois ne travaille qu'une seule semaine au cours du mois, le plein montant d'exonération du RPC/RRQ d'une période de paie s'appliquera tout de même.

Les heures et les gains entrés initialement dans la page Saisie rapide sont affichés dans la présente page.

Si vous entrez des données dans la page Feuille de présence – Paiement régulier, la mention Feuille de présence paraîtra dans les champs correspondants de la page Saisie rapide; en outre, les champs relatifs aux heures et aux gains de l'employé sélectionné ne seront plus modifiables dans la page Saisie rapide du traitement de la paie en question.